偲ぶ会を開催するための準備は？当日のタイムスケジュールを解説！

近年の葬儀は、近親者のみで執り行われる「家族葬」や「直葬」が主流となってきました。

これによって、偲ぶ会やお別れの会の開催を検討する方も増えています。

しかし、まだまだ普及してるとはいえないため「偲ぶ会をするためには、どんな準備が必要なの？」「何から手をつければ良いの？」といったお悩みをお持ちの方も多いかもしれません。

そこで本記事では、偲ぶ会の形式や事前準備・当日のタイムスケジュールなどについて詳しく解説していきます。

「偲ぶ会の開催を考えている」という方の参考になると幸いです。

偲ぶ会の主な形式

偲ぶ会の形式には、主に2つの種類があります。

偲ぶ会の開催を検討した際、まずはどちらの形式で開催するかについて決めておくと、その後の準備もスムーズになるはずです。

セレモニー形式とは、一般的な「葬儀」に近い形で進めて行く会です。会場の正面には遺影や生花などを飾り、参列者による献花などが行われます。

会食パーティー形式は、セレモニー形式と同様に献花なども行われますが、参列者による会食パーティーも合わせて行われる形式です。

会食パーティー形式の場合は、参列する人数分の「食事代」や「飲み物代」などが必要となるため、セレモニー形式よりも費用が高額になるケースが多いでしょう。

偲ぶ会の事前準備とスケジュール

偲ぶ会を開催するためには、一般的に開催予定日の「2〜3ヶ月前」から準備を進めていく必要があります。決めることが多いだけでなく、参列者の出欠を確認したり演出の準備に時間がかかったりしますので、スケジュールには余裕を持つことが重要です。

それぞれの時期に合わせて、準備すべき内容が異なるため、順を追って確認していきましょう。

偲ぶ会の準備｜2〜3ヶ月前

偲ぶ会の開催を決めたら、まずはじめに下記の4つの項目をチェックします。

演出やコンセプトを決めると、偲ぶ会の形式も決めやすくなります。

「故人の映像を流す」「趣味だったギターを飾る」など、おおまかなアイデアを出していきます。

また、どれくらいの人を招待するのかについて決めておくと、会場もスムーズに選べるでしょう。偲ぶ会を開催する主な会場は、レストランやホテル・セレモニーホールなどが一般的です。

この時、開催日時を決定し、案内状の送付を行います。案内状には、開催日時や会場、会費制の場合には金額を明記する必要があるので忘れないようにしましょう。

「偲ぶ会の案内状はどうやって作成するの？」と疑問をお持ちの方は、下記の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

偲ぶ会の準備｜3週間前

偲ぶ会の約3週間前には、具体的な準備が始まります。おおまかに決めていた内容を、細かく詰めていく段階です。開催日まで残りわずかとなっているため、多くの準備が必要となります。

この時期には、参列者の出欠についても把握できているはずです。会場の下見を行い、規模感を確かめておきましょう。

また、故人の映像を流したり好きだった曲を流したりする場合には、機材の持ち込みが可能かどうかについてもチェックしておきます。もし、持ち込み不可の時には、貸し出ししてもらえるか確認しておくのがおすすめです。

当日のスケジュールを作成し、出席者リストを作っておきます。

出席者の中から、弔辞を読んでくれる方を選出し、依頼を行うのもこの時期です。

偲ぶ会の準備｜2週間前

2週間前に行う主な準備は、下記の３つです。

2週間前には、さらに具体的な内容を決め、調整を行います。

どのタイミングでBGMを流すのか？会場の飾り付けのレイアウトはどうするのか？といった部分も詰めていきましょう。

また、参列者に提供する料理の内容についても決定しなければなりません。偲ぶ会の会食は「ブュッフェ形式」で行われるのが一般的。料理によって費用が異なるため、2週間前には決定しておくようにしましょう。

偲ぶ会の準備｜1週間前

偲ぶ会の1週間前には、参加人数の最終チェックを行い、飲食に関する発注を行います。

前日の準備

偲ぶ会の規模が大きい場合、前日に遺族と主催者によって、リハーサルを行うことが多くなります。

照明のチェックや祭壇の確認・スクリーンの設計など、細かい点を確認しておくと安心です。最終調整を行っておけば、本番でもスムーズに進行できるでしょう。

ただし、それほど規模が大きくない場合には、リハーサルの必要はありません。当日に少し早めに集合し、流れについて最終確認をしておきます。

偲ぶ会当日のタイムスケジュール

偲ぶ会は葬儀とは異なり、比較的自由に内容を決めることができます。それぞれの会によって、タイムスケジュールは異なりますが、当日の流れの一例を紹介しますので、参考にしてください。

【偲ぶ会のタイムスケジュール】

上記は、あくまでも一例となっています。プログラムも自由に決められますので、入れ替えたり付け加えたりすることも可能です。

受付では、事前に作成していた「出席者リスト」を使用します。参列者の名前を確認し、席次表やプログラムなどを手渡します。

故人の年表やエピソード紹介の際には、合わせてビデオ上映を行うケースも。参列者全員で、故人との懐かしい思い出に馳せることができる貴重な時間です。

弔辞を読む方は、故人と親しかった友人や知人となる場合が多いので、知らなかったエピソードなどが聞けることもあるでしょう。

会食・歓談が終わった後、全員で写真撮影が行われ、偲ぶ会は閉式となります。

偲ぶ会の流れに関する詳細は、下記の記事でまとめています。ぜひ参考にしてくださいね。

まとめ｜偲ぶ会の準備はスケジュールに余裕を持って行おう

本記事では、偲ぶ会の形式や開催するために必要となる事前準備・当日のタイムスケジュールなどについて詳しく解説してきました。

偲ぶ会を開催するためには、さまざまな準備が必要となるため、スケジュールには余裕を持つことが大切だということがわかりましたね。開催日の2～3ヶ月前から準備がスタートします。決めなければならないことも多く、手間がかかることもあるため、早めの対応を心がけましょう。

また、一例として当日のスケジュールを記載しましたが、偲ぶ会は自由な形式で行うことができます。自分たちの意向に沿ったプログラムを組み、かけがえのないセレモニーを作り上げましょう。

最後までお読みいただきありがとうございました。以上、参考になると幸いです。